La organización de eventos virtuales, como los webinars, ha tomado un auge significativo, especialmente en tiempos donde la tecnología permite conectar a personas de distintos rincones del mundo sin necesidad de desplazamientos. Sin embargo, asegurar la accesibilidad en estos eventos es crucial para garantizar que todos los asistentes, incluidos aquellos con discapacidades, puedan participar plenamente. A continuación, exploraremos las mejores prácticas para mejorar la accesibilidad en tus eventos virtuales.

1. Seleccione una plataforma de webinar amigable con la accesibilidad

Antes de organizar un evento virtual, es esencial escoger una plataforma que ofrezca características de accesibilidad robustas. Esto incluye subtítulos automáticos, opciones de chat que permitan la comunicación fácil y la compatibilidad con tecnologías asistidas como lectores de pantalla.

Investiga y verifica que la plataforma que elijas cumpla con las normativas de accesibilidad pertinentes, como la WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Esto no solo beneficiará a los asistentes con discapacidades, sino que también ampliará tu audiencia potencial.

2. Proporcionar materiales accesibles

Asegúrate de que todos los materiales compartidos durante el webinar, como presentaciones o documentos de apoyo, sean accesibles. Utiliza formatos que permitan a los lectores de pantalla interpretar el texto y considera incluir descripciones alternativas para las imágenes y gráficos utilizados.

Proporcionar versiones en diferentes formatos, como texto en HTML o documentos PDF accesibles, también puede ayudar a los participantes con diferentes necesidades a acceder a la información de manera más efectiva.

3. Implementar subtítulos y transcripción en tiempo real

El uso de subtítulos y transcripciones en tiempo real no solo es una excelente práctica de accesibilidad, sino que también favorece a los asistentes que no hablan el idioma del webinar o que se encuentran en ambientes ruidosos. Asegúrate de que estos sean precisos y fáciles de seguir.

Elige servicios de transcripción y subtitulado en tiempo real de buena calidad, ya que estos jugarán un papel crucial para los asistentes con discapacidades auditivas.

4. Capacita a tus oradores sobre accesibilidad

Los oradores deben estar conscientes de las necesidades de accesibilidad de su audiencia. Proporciona capacitación sobre cómo hablar de manera clara y a un ritmo adecuado, el uso del lenguaje inclusivo, y la importancia de describir visualmente cualquier contenido relevante que muestren.

La interacción consciente durante el evento no solo promueve la accesibilidad, sino que también mejora la calidad y el alcance de la presentación a un público más amplio.

5. Incluya múltiples formas de interacción

Proporcionar diferentes formas de interactuar puede ayudar a aquellos con diversas necesidades de accesibilidad. Ofrece opciones como chat de texto, preguntas y respuestas mediante voz y la posibilidad de enviar preguntas previamente.

Esto garantiza que todos los asistentes, sin importar sus limitaciones, puedan participar activamente y beneficiarse plenamente del evento.

6. Diseño web y presentaciones visuales claras

El diseño de tu sitio web y tus presentaciones durante el evento deben seguir las mejores prácticas de accesibilidad web. Esto incluye el uso de colores con suficiente contraste, fuentes legibles y la estructura adecuada que permitan navegar fácilmente el contenido.

Evita elementos parpadeantes o de movimientos rápidos que puedan causar distracciones o malestares en personas con sensibilidad visual o trastornos neurológicos.

7. Pruebas de accesibilidad antes del evento

Realiza pruebas con antelación para asegurar que todos los aspectos del webinar sean accesibles. Esto incluye la navegación en la plataforma, la visibilidad de los subtítulos y la claridad del audio.

Llevar a cabo pruebas piloto con personas que tengan diversas discapacidades puede ofrecer insights valiosos para mejorar la experiencia de acceso antes del evento real.

8. Ofrecer entrenamiento tecnológico antes del evento

Algunos asistentes pueden no estar familiarizados con las herramientas o tecnologías utilizadas en tu webinar. Ofrecer sesiones de entrenamiento antes del evento o recursos educativos sobre cómo usar la plataforma puede eliminar barreras tecnológicas que impidan la participación.

Esto no solo mejora la accesibilidad sino que también reduce la ansiedad tecnológica entre los participantes menos experimentados.

9. Feedback posterior al evento

Solicitar a los asistentes que proporcionen retroalimentación sobre la accesibilidad del evento puede ofrecerte información crucial para mejorar futuros webinars. Considera incluir preguntas específicas sobre accesibilidad en tus encuestas post-evento.

Utiliza esta información para ajustar y mejorar continuamente las estrategias de accesibilidad de tus eventos futuros.

10. Establecer un equipo dedicado a la accesibilidad

Contar con un equipo encargado específicamente de las cuestiones de accesibilidad puede asegurar que este tema reciba la atención necesaria tanto en la fase de planeación como durante la ejecución del evento.

Este equipo puede encargarse de implementar las prácticas mencionadas anteriormente, resolver problemas de accesibilidad que surjan y ser el punto de contacto para los asistentes con requerimientos especiales.

Organizar un evento accesible no solo es una cuestión de cumplimiento, sino una decisión estratégica que puede ampliar significativamente tu audiencia y mejorar la percepción de tu marca. En Ubiqq, entendemos la importancia de la accesibilidad en los eventos virtuales y te podemos ayudar con tu próximo webinar. Con más de 15 años de experiencia, estamos equipados para asegurar que tu evento sea accesible y exitoso. ¡Contacta con nosotros hoy!