Habilitar un formulario de registro días o semanas antes de un evento nos permite medir que tan buena está siendo nuestra difusión. Si al pasar los días tenemos pocos registros, nos indica que hay poco interés en nuestro evento o que no estamos llegando a la audiencia correcta. Saber esta información nos permite tomar medidas a tiempo.

Es importante que en cada mensaje que le enviemos a la audiencia éste contenga un link a una cita para agregar a su calendario personal. Así le facilitamos a la audiencia recordar la fecha del evento. 

A pocos minutos de comenzar el evento es recomendable enviar un mensaje de recordación (email, sms, whatsapp, etc). Esto permite obtener una asistencia por sobre el 50% de los usuarios previamente registrados. Al no enviar una notificación la asistencia puede ser solo del 10%.

Crear un guión detallado del evento sirve para la coordinación de todo el equipo de trabajo y así evitar improvisaciones. El guión debe incluir información relevante como:

• Horario de inicio y término del bloque o intervención.
• Quien hablará o que se mostrará.
• Qué elementos mostrará (Presentación, imagen, video,etc).

Es importante que esté guión sea hecho y discutido días antes, evitar cambios de última hora y difundirlo a todo el staff que trabaja en el evento, lo importante es evitar improvisar.

Hoy en día la mayoría de las personas están familiarizadas con los eventos online y los software de videoconferencias y no están tan disponibles para hacer ensayos previos, pero estos son muy importantes para fijar expectativas y minimizar errores.

La metodología de trabajo de Ubiqq define hacer por lo menos un ensayo con cada unos de los expositores, estos se hacen días antes, así tenemos tiempo de reacción.

Es importante que el equipo organizador mantenga un canal de comunicación fluido y constante durante la realización del evento.

Si bien un canal de audio/video puede ser expedito, puede ser no recomendable si el audio de este se escucha en el audio del evento, y eso puede suceder cuando un participante de este canal paralelo también aparece en el evento principal, como por ejemplo el anfitrión.

• Presentador: es quien expone el contenido, generalmente es un invitado de los organziadores.
• Anfitrión: Es quien aparece en cámara y da continuidad al evento, ya sea presentando a los expositores, planteando las preguntas, etc.
• Moderador: No aparece en cámara pero si interactúa en el chat con la audiencia, guían esa conversación, recopilando preguntas, entregando mensajes y dinamizando la interacción de la audiencia.
• Operador Tecnología: Es quien activa y desactiva micrófonos, muestra los videos pregrabados, activa o desactiva la sala de interacción, etc.

Los videos incrustados en presentaciones PowerPoint o Keynote generalmente generan problemas ya que a veces no se ven, no se escuchan o no reaccionan al botón play.

En Ubiqq preferimos mostrarlos independientes y no incrustados en una presentación. Para esto le pedimos a los expositores que nos envíen los videos y un operador Ubiqq los comparte cuando se da la indicación. 

• Evitar la iluminación por detrás del expositor, idealmente de frente.
• Si el expositor usa lentes, disminuir el brillo de la pantalla para disminuir su reflejo en estos.
• Utilizar un fondo virtual si no se puede disponer de un espacio sin distracciones en el fondo.

• De preferencia utilizar un PC y no una tablet o móvil para realizar la presentación
• No usar dos aplicaciones de videoconferencia en paralelo, ya que pueden interferir con los periféricos de audio y webcam.
• No mantener aplicaciones en segundo plano que puedan consumir recursos de procesador, memoria o ancho de banda.
• Usar el equipo conectado a la red eléctrica.
• Idealmente usar el equipo conectado a internet via cable y no wifi
• Utilizar el plan de datos del celular como plan B.
• Reiniciar el computador antes de cada evento.