Organizar un webinar B2B exitoso involucra numerosos elementos, pero uno de los más críticos es preparar adecuadamente a los speakers o presentadores. Los speakers son la cara del webinar y su rendimiento puede marcar la diferencia entre un evento olvidable y uno memorable. A continuación, proporcionaremos una guía detallada sobre cómo preparar a los speakers para un webinar B2B.

1. Selección adecuada del speaker

La elección del speaker adecuado es fundamental. Este debe no solo ser un experto en el tema a tratar, sino también tener habilidades de comunicación adecuadas para un entorno en línea. Es importante evaluar experiencias pasadas del speaker en webinars y su capacidad para interactuar virtualmente con la audiencia. Una selección precisa desde el inicio facilitará los pasos siguientes.

2. Entender las expectativas y objetivos del webinar

Antes de iniciar la preparación del contenido, es crucial que el speaker comprenda completamente las metas y expectativas del webinar. Esto incluye entender al público objetivo, los puntos clave que se deben destacar y qué acción se desea que tome la audiencia al terminar el webinar. La claridad en los objetivos será una brújula durante todo el proceso de preparación.

3. Preparación del contenido

El contenido del webinar debe ser informativo, relevante y atractivo. Trabajar en conjunto con el speaker para desarrollar una estructura clara y un guion que cubra todos los puntos clave sin saturar a la audiencia. El uso de recursos visuales como diapositivas, gráficos e incluso videos puede ser muy beneficioso para mantener el interés y facilitar la comprensión.

4. Capacitación en herramientas tecnológicas

Es crucial que el speaker esté familiarizado con las herramientas tecnológicas que se utilizarán durante el webinar. Esto incluye la plataforma de transmisión, herramientas de interacción con la audiencia, y cualquier otro software involucrado. Realizar sesiones de entrenamiento y pruebas técnicas previas evitará problemas técnicos el día del evento.

5. Ensayos y feedback

Realizar múltiples ensayos es fundamental para garantizar una entrega suave y profesional. Durante los ensayos, es beneficioso recoger feedback de terceros que puedan ofrecer una perspectiva crítica sobre el contenido y la entrega. Ajustes basados en este feedback pueden mejorar significativamente la calidad del webinar.

6. Manejo de nervios y técnicas de presentación

Incluso los speakers experimentados pueden sentir nerviosismo. Trabajar en técnicas de control del estrés, como ejercicios de respiración y pausas estratégicas durante la presentación, puede ayudar. Además, es importante enfocarse en técnicas de presentación específicas para entornos virtuales, como el contacto visual con la cámara y el uso efectivo de la voz.

7. Interactividad y engagement

Un webinar no debe ser una lección unidireccional. Preparar al speaker en métodos de interacción, como realizar preguntas directas a la audiencia, encuestas en vivo y sesiones de Q&A, hará que el evento sea más interactivo y engaging. Esta preparación debe incluir cómo manejar estas herramientas durante el webinar.

8. Preparación para preguntas difíciles

Es probable que durante la sesión de preguntas y respuestas aparezcan preguntas difíciles o inesperadas. Preparar al speaker para manejar estas situaciones con profesionalismo y compostura es clave. A veces, preparar respuestas a preguntas potencialmente complicadas con antelación puede ser muy útil.

9. Adaptabilidad y gestión de imprevistos

A pesar de una preparación meticulosa, siempre pueden surgir imprevistos. Entrenar al speaker para que sea adaptable y pueda manejar cambios de última hora o problemas técnicos sin perder el compás es esencial. Esta capacidad garantiza que el webinar pueda continuar suavemente bajo cualquier circunstancia.

10. Feedback post-webinar y aprendizaje continuo

Después del webinar, es importante realizar una sesión de desbriefing para discutir qué funcionó bien y qué se podría mejorar. Esta información es vital para el desarrollo continuo del speaker y para mejorar futuros webinars. Animar al speaker a tomar este feedback de manera constructiva llevará a mejoras significativas a lo largo del tiempo.

Preparar adecuadamente a los speakers es solo una parte de la organización de un webinar exitoso. En Ubiqq te podemos ayudar en la realización de tu webinar. Contamos con expertos que pueden guiar cada paso de tu evento en línea, desde la planificación hasta la ejecución, asegurando así su éxito y efectividad. No dudes en ponerte en contacto con nosotros para transformar tus eventos virtuales. ¡Ubiqq es tu aliado en el mundo de los webinars!