Organizar eventos en línea que abarquen múltiples zonas horarias puede representar un desafío significativo. Desde elegir el horario adecuado hasta asegurar que todos los participantes tengan acceso sin inconvenientes, hay varios aspectos cruciales que se deben manejar con precaución. En este post, exploraremos estrategias efectivas para gestionar eventos en línea en distintas zonas horarias, asegurando el máximo engagement y eficiencia.

La planificación adecuada de un webinar B2B o cualquier otro tipo de evento en línea es esencial para conectar con una audiencia global. A continuación, detallaremos los pasos y consideraciones importantes para todo organizador de eventos virtuales.

1. Comprender las zonas horarias de tu audiencia

El primer paso es identificar las zonas horarias de tu audiencia objetivo. Esto implica un análisis detallado de los países o regiones donde se encuentran tus participantes potenciales. Comprender esto te permitirá planificar un horario que sea lo más conveniente posible para la mayor cantidad de gente.

Utiliza herramientas online para visualizar las diferencias horarias y considera realizar una encuesta pre-evento para determinar la disponibilidad de tus invitados.

2. Elegir el horario más inclusivo

Una vez que tengas una idea clara de dónde se encuentran tus participantes, el siguiente paso es elegir un horario que funcione en la mayor cantidad de zonas horarias posibles. A menudo, esto significa optar por un horario que caiga dentro del horario laboral en los principales mercados que deseas alcanzar.

Considera horarios que no sean ni muy temprano en la mañana ni muy tarde en la noche para la mayoría de tus participantes.

3. Utilizar herramientas de programación mundial

Herramientas como World Time Buddy o Every Time Zone pueden ser extremadamente útiles para visualizar horarios en diferentes zonas horarias. Estas herramientas te permiten ingresar varias ciudades y ver los horarios correspondientes lado a lado.

Esto simplifica enormemente el proceso de encontrar un horario que sea práctico para todos.

4. Envío de recordatorios automatizados

Para asegurar que los participantes no olviden tu evento, configura recordatorios automatizados que se envíen según la zona horaria local del participante. Muchas plataformas de webinar permiten esta funcionalidad, lo que puede aumentar significativamente la asistencia.

Configura múltiples recordatorios en días y horas previas al evento.

5. Ofrecer múltiples sesiones

Si tu audiencia es global y muy dispersa a través de múltiples zonas horarias, considera ofrecer varias sesiones del mismo evento en diferentes horarios. Esto maximiza las oportunidades de asistencia y accommodate a quienes no puedan asistir a una sesión por conflictos de horario.

Además, asegúrate de comunicar claramente las opciones de sesiones en todas las comunicaciones promocionales.

6. Grabación y acceso posterior al evento

Para aquellos que no puedan participar en tiempo real, asegúrate de grabar el evento y ofrecerlo como contenido a la carta. Ofrecer el evento grabado puede ayudar a alcanzar a los participantes que tenían conflictos de horario o problemas técnicos en el momento del evento en vivo.

Además, esto también añade valor a tu presentación, ya que el contenido sigue siendo accesible y relevante mucho después del evento en vivo.

7. Apoyo técnico en múltiples zonas horarias

Garantiza que haya soporte técnico disponible durante las horas del evento y posiblemente en diversidad horaria, dependiendo de la distribución de tu audiencia. Esto asegura que todos los participantes puedan recibir ayuda rápidamente si enfrentan algún problema técnico.

Considera asociarte con un proveedor de servicios que ofrezca soporte global.

8. Usar una plataforma robusta de eventos en línea

Seleccionar la plataforma adecuada es crucial. Asegúrate de que pueda manejar participantes de varias zonas horarias y que ofrezca las funcionalidades necesarias para gestionar un evento multinacional eficazmente.

Busca plataformas que permitan la personalización, como la configuración de la zona horaria, y que tengan una buena reputación en cuanto a estabilidad y capacidad.

9. Encuestas y feedback post-evento por zona horaria

Después del evento, envía encuestas de feedback ajustadas también por zona horaria. Esto te permitirá obtener insights sobre cómo el horario afectó la experiencia del participante y cómo podrías mejorar en futuros eventos.

Utilizar esta información puede ser invaluable para optimizar los futuros webinar B2B y otros eventos en línea que organices.

10. Marketing y comunicación adaptados

Tu estrategia de marketing y comunicación debe reflejar la naturaleza global del evento. Asegúrate de usar un lenguaje que sea inclusivo y considera traducciones para material de marketing si tienes una gran audiencia no angloparlante.

Informa claramente sobre los horarios del evento considerando las distintas zonas y usa gráficos explicativos cuando sea posible.

En Ubiqq, comprendemos los desafíos de organizar eventos y webinars que abarquen múltiples zonas horarias. Te podemos ayudar en la realización de tu webinar o evento virtual; contamos con más de 15 años de experiencia para asegurar que tu evento sea un éxito, sin importar dónde se encuentren tus participantes. No dudes en contactarnos para hacer de tu próximo evento en línea una experiencia globalmente accesible y profesional.